Tuki
Uutisia / 12.12.2018

Espoon arkisto menee (Särmään) pilveen!

Espoon kaupunki on valinnut julkisen hankinnan kilpailutuksessa Avaintecin toimittamaan sähköisen arkiston ratkaisun koko kaupungin VNA -arkistoksi (Vendor Neutral Archive).

Kilpailutuksen seurauksena Espoosta tulee Suomen ensimmäinen kaupunki, jonka koko arkisto toteutetaan pilvipalveluna. Espoo on nimennyt kilpailutuksessa haetun ratkaisun SÄRMÄksi. Kilpailutuksen dokumentaatiossa lähtötilannetta kuvattiin seuraavasti:

Nykyiset operatiiviset järjestelmät eivät täytä sähköisen säilyttämisen kriteereitä asiakirjojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen, joten asiakirjat joudutaan arkistoimaan paperisina tai mikrofilmillä.

Avaintec voitti neuvottelulliseen kilpailumenetelmään pohjautuvan kilpailutuksen, joka päättyi 21.9.2018 annettuun viranhaltijapäätökseen. Kilpailutuksessa kerättiin tarkat tiedot sekä asiakastyytyväisyydestä, ratkaisun toiminnallisuuksista, jatkuvan palvelun mallista, asiantuntijoiden kyvykkyyksistä että palveluna toimitettavan ratkaisun hinnasta.  Kokonaispisteissä voittamisen lisäksi Avaintec loisti esimerkiksi asiakastyytyväisyydessä, jossa Espoo haastatteli suoraan muiden asiakkaidemme edustajia. Lisäksi Avaintec pärjäsi parhaiten ohjelmiston toiminnallisten vaatimusten toteutumisessa.

Kilpailutuksen perustana oli Espoon tarve saada kaupungin käyttöön sähköinen arkisto, joka kattaa kaupungin kaikki sähköiset arkistoinnin tarpeet, toimialasta, asiakirjatyypistä ja operatiivisista järjestelmistä riippumatta. Tämä heijastui kilpailutuksessa mukana olleessa laajassa vaatimusluettelossa, jolla pystyttiin varmistamaan ratkaisun hyvä laajennettavuus ja skaalautuvuus.

Avaintecin ratkaisu pohjautuu Avaintecin kehittämään SÄHKE2-sertifioituun valmisohjelmistoon, X-Archiveen. X-Archive on Avaintecin asiakkaidensa kanssa yhteistyössä kehittämä sähköinen arkisto, joka soveltuu erinomaisesti julkisen hallinnon käyttöön. X-Archivea käyttävät Suomessa lähes kaikki Sairaanhoitopiirit ja Sote-alueet. Lisäksi X-Archiven asiakkaita ovat useat kunnat, kuntayhtymät ja muut julkisoikeudelliset toimijat.

Avaintecin sähköisen arkiston ratkaisu mahdollistaa meille Espoossa odotetun siirtymisen asiakirjojen ja rekisterien hyvään sähköiseen hallintaan. Sähköinen arkisto laittaa meidät uudistamaan toimintamallejamme ja oppimaan uusia asioita! Odotamme innolla vuotta 2019 ja yhteistyötä Avaintecin kanssa.” sanoo asiakirjahallintopäällikkö Ulla Tanskanen.

Espoon kaupungin käyttöönottoprojekti on käynnistynyt, ja ensimmäisen integraation käyttöönotto tuotannossa on aikataulutettu keväälle 2019.

Share with: