Case Studies

X-Web Form Manager osana Documenta Oy:n Dynastya

Avain Technologies Oy:n sähköinen lomakesovellus X-Web Form Manager on mm. integroitu osaksi suomalaisen Documenta Oy:n Dynasty -dokumentinhallintajärjestelmää. Järjestelmän tavoitteena on sähköistää organisaatioiden ja yritysten asiointi ja muuntaa asianhallinta täysin paperittomaksi prosessiksi.

Documenta Oy:n Dynasty -sähköisessä dokumentinhallintajärjestelmässä Avain Technologies Oy:n sähköiset lomakkeet hoitavat XML-pohjaisten lomakkeiden luomisen ja hallinnan, tiedon vastaanottamisen selaimen kautta sekä ohjaavat tietojen jakelua eteenpäin järjestelmässä. Tietoturvan varmistamiseksi selaimen kautta täytettävän lomakepohjaisen tiedon reitille on integroitu sähköisen tunnistautumisen ratkaisuja, vaihtoehtoina tunnistus.fi tai VETUMA-tunnistautumisratkaisu (Verkkotunnistautumis- ja maksamisjärjestelmä, Fujitsu Oy. Fujitsu Oy:n VETUMA -järjestelmässä on Avain Technologies Oy:n kehittämää tunnistautumisteknologiaa.)

Tunnistautumisen jälkeen lomake siirtyy itse X-Web Form Managerin järjestelmään käsiteltäväksi. Lomakkeen sisältämät tiedot konvertoidaan oikeaan muotoon ja siirretään asiakkaan operatiiviseen järjestelmään, joka voi olla potilastietojärjestelmä, organisaation asian- ja dokumentinhallintajärjestelmä tai käyttäjähallintajärjestelmä.

Koska Documenta Oy:n Dynastyyn on integroitu myös Avain Technologies Oy:n X-Digital Signature Suite, kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ratkaisu, vastaanotettu tieto voidaan allekirjoittaa sähköisesti käsittelyn eri vaiheissa.
Kun lomakkeilta poimittu tieto on saavuttanut lopullisen muotonsa ja on valmis arkistoitavaksi, se ohjataan Avain Technologies Oy:n toimittamaan X-Archiveen, sähköiseen arkistoon. Näin asiakasorganisaation koko palveluprosessi on sähköistet-ty, tietovirtojen käsittely on lainvoimaista ja prosessivaiheistus yhdenmukaista.

Sovellusintegraation edut
Sähköisen lomakesovelluksen käyttäjätaholleen suomat edut ovat huomattavat. Ratkaisu on paitsi helppokäyttöinen myös kustannustehokas. Ilmaisen X-Sign Client -ohjelman avulla lomake voidaan täyttää selaimessa ja lomakkeet lähettää tietosisältöineen niin avointen kuin suljettujen verkkojen ylitse X-Web Form Manager -järjestelmään. Avain Technologies Oy:n sähköiseen lomakesovellukseen on mahdollista integroida yrityksen sähköisen allekirjoituksen ratkaisu sekä erilaisia tunnistautumisen ratkaisuja. Lomakkeiden perustuessa kansainvälisiin avoimiin ohjelmistostandardeihin, asiakkaalle mahdollisesti koituvat integrointikustannukset pienenevät lähes kaikkien rajapintojen ollessa tuettuja.

Documenta Oy:n Dynastyssa X-Web Form Managerin rinnalla sähköinen allekirjoitusratkaisu X-Digital Signature Suite ja sähköinen arkistosovellus X-Archive -varmistavat palveluprosessin tietoturvallisella sähköistämisellä lomakkeiden koko elinkaaren hallinnan.

Konkreettisia etuja sähköisissä lomakkeissa ovat mm. lomakkeiden saavutettavuus sekä järjestelmän suoritusteho; lomake voidaan täyttää selaimen kautta 24 tuntia vuorokaudessa ilman jonotusta käyttäjän fyysisestä sijainnista riippumatta. Selain -käyttöliittymästä huolimatta lomakeratkaisun tietoturvastatus on korkea, tuettuina ovat kaikki kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ratkaisut.

Pienelläkin määrällä lomakkeita kyetään tarjoamaan esimerkiksi logojen avulla yksilöityjä lomakkeita, jotka kuitenkin sisällöltään ovat aiempaa yhdenmukaisempia ja näin helpompia käsitellä ja hallinnoida. Myös lomakkeiden kieliversiointi on kustannustehokasta, kielen vaihto hoituu sovelluksen sanakirjojen avulla. Yksi lomakepohja vaihtaa itsekseen kieltä ja useamman lomakepohjan valmisteleminen käu tarpeettomaksi. Käsittelytasolla sovellusintegraatio vapauttaa asiakastahon lomakkeiden monipolvisista järjestely- ja siirto-operaatioista eri järjestelmien välillä, manuaalisen käsittelyn tarve lakkaa ja jäljelle jäävät käsittelyprosessit yhdenmukaistuvat. Myös lomakkeiden muokkaus käy vaivattomasti ja muutokset päivittyvät samanaikaisesti kaikkialle.

X-Digital Signature Suite terveydenhuollon järjestelmissä

X-Digital Signature Suiten palvelinpohjaisen allekirjoitusratkaisun avulla asiakas voi liittää sähköiset allekirjoitukset olemassa oleviin järjestelmiin vaivattomasti ja helposti. Avain Technologies Oy:n sähköinen allekirjoitus on liitetty Medici Data Oy:n potilaskertomusjärjestelmä MIRANDAAN, jolloin Medici Data Oy:n asiakkaat voivat ottaa sähköiset allekirjoitukset käyttöönsä vaivattomasti. Lisäksi tuotetta käyttäen voidaan allekirjoitus liittää esim. Dynasty asianhallintasovellukseen tai radiologian RIS-lausuntoihin saman organisaation sisällä.

X-Archive osana terveydenhuollon operatiivisia järjestelmiä

Avain Technologies Oyn sähköinen pitkäaikaisarkistoratkaisu X-Archive voidaan integroida esimerkiksi osaksi terveydenhuollon asianhallintajärjestelmiä tai potilastietojärjestelmiä. Tällöin operatiivisessa järjestelmässä tuotettu asiakirjallinen tieto ohjautuu joko automaattisina tiedonsiirtoina tai manuaalisesti yksittäin siirrettynä X-Archive -sähköiseen arkistoon.

Arkistoon implementoitu sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma ohjaa asiakirjalliseen tietoon kohdistuvia toiminnallisuuksia ja kerryttää haluttua metatietoa järjestelmään siirtyneistä dokumenteista. Arkistoon voidaan liittää useampia arkistonmuodostajia, ja arkistoon viety materiaalin formaatti, fyysinen sijainti tai käytetty tietojärjestelmä eivät ole esteinä tehokkaalle arkistotoimen hoidolle. Vaikka X-Archive on kehitetty ensisijaisesti pitkäaikaisarkistointiin, sitä voidaan käyttää myös aktiiviarkistona. Kummassakin tapauksessa X-Archive antaa käyttäjälleen välineet lakisääteisen arkiston perustamiseen ja ylläpitoon sekä automatisoi arkistoidun asiakirjallisen tiedon elinkaaren.

Osion etusivulle