Avain Technologies Oy:n X-Suite-tuoteperheeseen kuuluva X-Archive-tietokanta perustuu avoimiin kansainvälisiin ohjelmistostandardeihin, ja se soveltuu kaikkein vaativimpiinkin arkistonhallintatehtäviin.

Sähköinen arkistonhallinta
Aivan viime aikoihin asti useimmat organisaatiot ovat tallentaneet asiakirjatietonsa perinteisiin manuaalisiin arkistoihin tai muutamiin tiettyihin sovelluksiin sidottuihin tietokantoihin, joita sama arkistontarjoaja valvoo. Tämä johtaa ongelmiin, jollaisia ovat tyypillisesti mm. tietopalveluiden tehottomuus, asiakirjojen fyysisestä sijainnista johtuvat käytön rajoitukset, manuaalisista prosesseista johtuvat arkistonseurannan käyttökatkokset, asiakirjojen elinkaaren hallinnan puutteellinen toteutus ja erilaisten sovellusten yhteiskäytön vaikeus.

Standardoidut rakenteet

Avain Technologies Oy:n X-Archive on sähköinen pitkäaikaisarkistoinnin ratkaisu, joka tukee organisaatioiden sovellusriippumatonta ja turvallista virtuaaliarkiston hoitoa, joka voidaan lokalisoida minkä tahansa maan arkistoja koskevan lainsäädännön mukaiseksi. X-Archive on erittäin joustava. Periaatteessa kaikki sähköiset tallenteet voidaan arkistoida. Arkistojärjestelmän metatietorakenne on määritelty XML-skeemaksi, joka on laajennettavissa ja muokattavissa asiakkaan tarpeita vastaavaksi. Tässä voidaan käyttää mitä tahansa standardia, esim. Dublin Core -standardia. Tekniseltä rakenteeltaan X-Archiven sähköinen arkisto on kolmitasoinen Java-sovellus, joka koostuu XML-pohjaisesta käyttöliittymäkerroksesta, JDBC-protokollaa hyödyntävästä arkistologiikkakerroksesta sekä yleisimpiä relaatiotietokantoja käyttävästä tietovarastosta. Koska X-Archive perustuu avoimiin ohjelmistostandardeihin, se on vaivaton integroida osaksi asiakkaan operatiivisia järjestelmiä. Muut järjestelmät voivat kommunikoida arkiston kanssa helposti.

X-Archive on modulaarinen tietojärjestelmä, jonka palvelinosio perustuu Java-pohjaiseen komponenttiympäristöön. Ohjelmisto toimii kaikissa ympäristöissä, jotka käyttävät Java 1.4:ää. Tietokantayhteydet on modularisoitu ja perustuvat ANSI SQL:ään. X-Archive on helposti siirrettävissä mihin tahansa SQL-pohjaiseen relaatiotietokantajärjestelmään.

X-Archive on suunniteltu siten, että se voidaan tarvittaessa asentaa klusteroituihin tai kuormantasaukseen perustuviin järjestelmiin. Järjestelmän eri komponentit voidaan koota yhteen tai hajauttaa useampiin koneisiin. Liikennöintiin voidaan tarvittaessa käyttää myös asynkronista protokollaa, jolloin pyynnöt menevät jonoihin, mikä parantaa järjestelmän skaalautuvuutta ja tasaa käyttöpiikkejä. X-Archive on helppo sopeuttaa kestämään tarvittavaa kuormitusta ja vastaamaan organisaation käyttötarkoitusta, haluttuja käyttöoikeushallinnan ratkaisuja sekä tarvittavaa tietoturvatasoa.

• Arkistonhoitajan käyttöliittymä, X-Quisitor, on täysin uusittu. X-Quisitorin uusia ominaisuuksia ovat lisäksi aiempaa parempi luokittelupuun hallinta, olemassaolevan arkiston rakenteiden käyttäminen mallina uutta arkistoa luotaessa ja mahdollisuus määritellä omia arkistointiprosessin vaiheita, toimenpiteitä ja asiakirjatyyppejä. Myös hakuominaisuuksia on monipuolistettu ja nopeutettu.
• Kehittyneempi asiakirjojen metatietojen ja asiakirjapolitiikkojen hallinta.
• Monipuolisemmat tunnistus- ja valtuutusmekanismit sekä arkistonhoitajan käyttöliittymässä että hallintakäyttöliittymässä.

X-Viewer: a new X-Archive client utility from Avain Technologies.

X-Viewer, the latest arrival at Avain Technologies product family, is an X-Archive client utility which can be used to perform searches against QuickSearch definitions and to fetch and display records stored in Archive. It can be incorporated into other client systems or used as a standalone application.

X-Integrator: saa tiedon siirtymään rajoitta erilaisten järjestelmien välillä

X-Archiveen kehitetty X-Integrator-komponentti muuntaa erilaiset tietomuodot ja tietokannat helposti ja nopeasti rakenteelliseen XML- tai CDA-muotoon.

X-Archiven edut

X-Archive mahdollistaa lainsäädännön vaatimukset ja arkistosuositukset täyttävän sovellusriippumattoman sähköisen pitkäaikaisarkiston perustamisen ja ylläpidon. Järjestelmään voidaan arkistoida asiakirjatietoa suoraan automaattisina tiedonsiirtoina asiakkaan operatiivisista järjestelmistä. Asiakirjoja voidaan tallentaa myös manuaalisesti suoraan arkistojärjestelmään.

Sähköisten allekirjoitusten sekä järjestelmäallekirjoitusten ja niiden automaattisen päivittymisen kautta arkistoon viedyn asiakirjallisen tiedon eheys ja kiistämättömyys säilyvät koko arkistoinnin ajan. Koska kyseessä on sähköinen arkisto, järjestelmään kohdistetuista toimenpiteistä jää aina jälki, nk. audit trail, jonka avulla arkiston käyttöä on mahdollista seurata kattavasti. Sähköisessä arkistoinnissa arkistointiprosessi helpottuu ja arkistonhallinta yksinkertaistuu yhdenmukaisilla luokittelurakenteilla sekä arkistonmuodostussuunnitelman muokattavilla lomakesisällöillä. Sisällöt voidaan mukauttaa kunkin arkistonhoitajan erityistarpeisiin.

Perinteisiin arkistointiratkaisuihin verrattuna X-Archive mahdollistaa arkisto-ohjeistuksen ja käyttöperusteiden yhdenmukaistamisen. Arkistoidun asiakirjatiedon koko elinkaarta voidaan hallita sisäänrakennettujen menetelmäkuvausten avulla. Näin esimerkiksi asiakirjojen julkaisuluokat ja hävittämisajankohdat päivittyvät elinkaaren kuluessa automaattisesti ilman arkistonhoitajan erillisiä toimenpiteitä.